Het woord goedkeuring schrikt mensen soms zo sterk af, dat ze teksten tot in het kleinste detail gaan uitpluizen. Dat remt het goedkeuringproces af, zeker als je van verschillende correspondenten de toestemming moet krijgen.
Vaak bestaat hun taak er alleen maar in na te gaan of de inhoud van een tekst klopt. Ze hoeven zich dus niet om stijl of grammatica te bekommeren. Daarom is het volgens Ann Wylie een goed idee om de term goedkeuren te vervangen door de inhoud checken of verifiëren, de feiten toetsen, het voorstel controleren. Dat zou minder afschrikwekkend werken. (Waarom niet de titel van het document nog zwaarder maken en in het begeleidende mailtje spreken over een gelijkvormigheidsattest of een schouwingsbewijs? Het zal zeker de aandacht trekken en het relativeert de goedkeuringsangst.)
Een ander idee is om je correspondenten alleen de informatie te laten checken waarvoor zij verantwoordelijk zijn: Piet checkt de cijfers in een artikel, Jan controleert de juiste schrijfwijze van de namen en Marc bekijkt het artikel vanuit een juridisch standpunt.
Een strikte deadline helpt je correspondenten om tijdig te reageren. Het zet ze aan je tekst tijdig te lezen. Als het na een telefoontje op de deadline nog niet lukt hun reactie te krijgen, dan rest er één paardenmiddel: naar het bureau van de grote baas stappen en zijn zegen vragen. Vaak is het de laatste maar wel de beste oplossing.